Smart Working è il nuovo modello lavorativo che ha incontrato il gradimento dei lavoratori e che sembra voglia affermarsi come sistema alternativo a quello in vigore prima della pandemia.
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Smart working: come si organizzano le imprese
Ogni imprenditore dovrà sicuramente dare maggior peso alla funzionalità dello smart working. Uno degli aspetti più importanti è come mettere in atto tutti i comportamenti necessari per evitare intrusioni nei propri sistemi informatici e non avere compromessa la sicurezza delle informazioni e della struttura della propria organizzazione, con una conseguente pericolosa compromissione della competitività d’impresa, già minata dalla crisi pandemica. Hacker assieme a disattenzioni e superficialità sono purtroppo infatti sempre in agguato. Così, abbiamo voluto capire come poter gestire questo rischio nella maniera migliore per le imprese in un momento come questo, al fine di poter rendere più efficace ed efficiente la ripresa.
Il decalogo per lo smart working
“Abbiamo pensato, sulla base delle esperienze sviluppate e raccolte fino ad oggi dal nostro osservatorio informativo di costruire un decalogo suddiviso in due parti fondamentali. Dal punto 1 al punto 6, offriamo una panoramica di base sulla sicurezza da adottare e dal punto 7 al 10 valutiamo alcuni aspetti generali della modalità smart working, dopo questa prima fase di test generale imposto dall’emergenza Covid-19”. Un set di consigli e avvertimenti che abbiamo approfondito di seguito insieme al professionista della cybersecurity e che vogliono guidare i lavoratori di oggi verso le nuove logiche del business di domani in maniera sicura e protetta partendo proprio dalle avvertenze contro le violazioni dei sistemi operativi e continuando poi con i suggerimenti per improntare al meglio la modalità operativa in smart working.
Cybersecurity First
In termini di cybersecurity, dunque, la prima regola è proprio quella di rispettare le policy aziendali. “In primis è importante seguire le indicazioni e le raccomandazioni dettate dalla propria organizzazione in particolare bisognerà connettersi sempre con le strumentazioni ufficiali e già condivise, dotate di sistemi operativi supportati dalla propria impresa, per i quali sono stati effettuati gli aggiornamenti di sicurezza. Se si usa un nuovo dispositivo è meglio avvisare la propria organizzazione “.
In secondo luogo, poi, mantenere sempre aggiornati i sistemi di protezione sarà fondamentale: “Per una protezione costante – incalza l’esperto – bisogna assicurarsi e verificare costantemente che i software di protezione del proprio sistema operativo (Firewall, Antivirus…) siano abilitati e costantemente aggiornati “.
In terzo luogo, è chiaro che tutte quelle accortezza automatiche che solitamente gli IT manager attivano sui dispositivi presenti in ufficio, come per esempio l’aggiornamento delle chiavi di accesso agli account e ai dispositivi aziendali, dovranno essere abilitate anche in modalità di lavoro “agile”: “Operando in smart working cambiare la password almeno una volta al mese, risulta un’accortezza fondamentale. In questo modo gli accessi al sistema operativo saranno costantemente protetti. Ovviamente, la password dovrà essere costruita con un grado complesso di caratteri e simboli, tenendo una lista delle proprie password offline e non sullo stesso sistema in connessione. Lo stesso dovrà essere fatto con la password di connessione del proprio Wi-Fi “.
A questo, inoltre, bisogna anche aggiungere la precauzione di non installare “applicazioni o software provenienti da fonti non ufficiali” e non attivare connessioni a “dispositivi mobili (hard disk esterni, pen-drive, ecc.) di cui non siamo certi della provenienza “.
Un altro aspetto importante, a cui magari spesso non si pensa o si dà per scontato, come evidenzia Nepentini, è quello di “inserire un blocco automatico del sistema assieme ad uno screen saver impostandolo da 1 a massimo 2 minuti di inattività, in modo di bloccare l’accesso al sistema quando ci si allontana dalla postazione di lavoro “.
Chiaramente poi per evitare problemi di phishing, l’esperto indica come sia sempre meglio “non cliccare mai su link o allegati contenuti in email non ufficiali, provenienti da sconosciuti o sospette. Ogni volta che si termina una sessione di lavoro è sempre meglio effettuare il log-out dai collegamenti attivi ed aspettare di vedere la conclusione della sessione “.
Vivere lo smart working al meglio
“Prima di tutto, per effettuare il collegamento bisogna preparare bene la propria postazione. Identificare un’area possibilmente protetta da altre persone e da rumori, verificare sempre l’inquadratura della telecamera, usare fondi più neutri possibili, valutare bene se inquadrare oggetti o immagini private sullo sfondo. E’ raccomandabile anche valutare la luce, vestirsi come se si fosse al lavoro, anzi aumentare nella propria immagine il livello istituzionale, come se si fosse al primo colloquio. Se non si è certi del proprio stato d’immagine generale meglio tenere la telecamera spenta del tutto e usare solo l’audio “.
Oltre a questo, un altro aspetto importante da considerare secondo l’esperto è rimanere sempre organizzati. “Ogni giorno è essenziale preparare l’agenda delle attività da svolgere e controllare la loro implementazione, attribuendo delle priorità e cercando di restare concentrati su quali obiettivi raggiungere e in quali tempi. Sarà importante anche essere puntuale e precisi sugli orari di collegamento e anche per questo è bene fare comunque un’agenda, in modo da apparire più precisi e performanti. Non temere nel ricordare soprattutto in chiusura di video collegamento gli obiettivi fissati e le regole d’ingaggio per le attività da sviluppare “.
Chiaramente, però, è sempre meglio non esagerare con l’operatività e si consiglia di trovare un proprio equilibrio in questo senso. “E’ necessario imporsi dei limiti, evitare di stare troppo tempo davanti allo schermo, fare delle pause, cercare di essere più veloci del solito nello svolgimento qualitativo dei lavori in modo da dedicarsi anche ad altro. E’ importante, poi, muoversi durante le chiamate senza video, crearsi una propria concentrazione on e off ogni volta che ci si attiva sul lavoro professionale “.
Infine, sempre parlando di equilibrio, si ricorda che è importante anche trovare un buon balance nell’interazione con il proprio team di lavoro. “Trovare il proprio personale equilibrio con il resto del team, anche se ci si trova in posti diversi e si è influenzati da ambienti non omogenei, è cruciale. Fare una telefonata ai propri colleghi, oltre alle connessioni pubbliche, spesso può aiutare a rafforzare il team “.